Notulen van de vergadering gratis, rechtstreeks uit de opname

Bewerk het tot nette notulen met besluiten, verantwoordelijken en actiepunten. Geen account, 10 opnames per dag.

Gewone transcriptie en ondertitels vind je hier. Bliepen, vertaling en ingebrande ondertitels vind je in de volledige tool.

Van audio naar bruikbare notulen

Je kunt een opname niet in een document plakken, maar wel een transcript. ScribeGrab geeft je de volledige tekst van de vergadering, zodat het schrijven van de notulen bewerken is, niet typen vanaf nul: behoud de besluiten en actiepunten, knip de small talk.

• Begin met de daadwerkelijke woorden, niet met je geheugen
• Mis nooit een besluit of verantwoordelijke
• Blader in twee minuten door een uur durende vergadering
• Deel de opname met iedereen die er niet bij kon zijn

Zo maak je notulen van een opname

1. Neem de vergadering op (lokale opname via Zoom/Teams/Meet, of met een spraakrecorder).
2. Upload het bestand naar ScribeGrab (maximaal 60 minuten / 1,5 GB).
3. Download de transcriptie als TXT-bestand.
4. Bewerk het tot notulen: besluiten, actiepunten met verantwoordelijken en data.

Werkt ook met oproepopnames

Als uw vergadering via een videogesprek plaatsvond, bekijk dan zet een Zoom- of Teams-vergadering om in tekst om de opname op te slaan. Alles wat u uploadt, wordt direct na verwerking verwijderd, zodat vertrouwelijke gesprekken privé blijven. Bekijk privacy.

Van een gelabeld transcript naar notulen die mensen daadwerkelijk lezen

Wees duidelijk over wat het transcript is: een volledige weergave van alles wat gezegd is, in de volgorde waarin het gezegd werd, wat bijna het tegenovergestelde is van een notulenverslag. Notulen zijn kort, herschreven en selectief. Niemand leest een uur aan dialoog om erachter te komen waar ze het over eens waren. Het transcript is het ruwe materiaal; de twintig minuten die je erna besteedt, zijn waar de notulen worden opgesteld.

De effectieve structuur die hieraan ten grondslag ligt, is dezelfde als in elke organisatie die vergaderingen serieus neemt, en deze bestaat uit vier onderdelen. Beslissingen, wat er precies is afgesproken, zodat het over zes maanden nog steeds begrijpelijk is. Acties, elk met één specifieke eigenaar en een datum, want een actie met twee eigenaars heeft geen eigenaar. Open vragen, welke punten aan de orde zijn gekomen en bewust niet zijn opgelost, en dat is het deel dat bijna iedereen overslaat, en juist dat zorgt ervoor dat over een maand hetzelfde gesprek weer gevoerd wordt contexteen of twee regels waarin wordt uitgelegd waarom een bepaalde beslissing is genomen, zodat de volgende persoon niet dezelfde kwestie opnieuw opent.

Als je dat liever niet handmatig wilt doen, is er een maandpas voert deze twee stappen voor u uit: het stelt de eerste versie in precies deze vorm op, samenvatting, belangrijkste punten, besluiten, actiepunten, open vragen, en het geeft u de mogelijkheid om de onderdelen een nieuwe naam te geven Spreker 1 eenmalig aan een echte naam gekoppeld, waarna die naam direct in het transcript, de ondertitels, de vertalingen en de aantekeningen wordt weergegeven. Lees het nog even door; het is een concept, geen definitieve versie.

Dat door AI gegenereerde concept kan dezelfde ongewenste typografische tekens bevatten die andere AI-tekstgeneratoren achterlaten, zoals een krulquote of een spatie met een breedte van nul. TextNinja's schone tekst tool verwijdert deze voordat je ze in Word of een e-mail plakt.

Al het andere kan weg. De bespreking van de agenda, de zijpaden, de drie pogingen om hetzelfde punt uit te leggen: dit alles hoort niet in de notulen thuis. Een goede vuistregel is dat een vergadering van een uur ongeveer één pagina aan notulen oplevert. Als bij jouw vergadering vier pagina's ontstaan, ben je nog steeds bezig met transcriberen in plaats van het maken van notulen.

Twee praktische aspecten zorgen ervoor dat dit veel sneller gaat. Ten eerste, begin met sprekerlabelsScribeGrab markeert de spraakfragmenten als Spreker 1, Spreker 2 enzovoort, tot maximaal acht, zodat de verantwoordelijkheid altijd bij de persoon blijft die de toezegging heeft gedaan. Vervang de labels één keer door echte namen en elke taak die je toevoegt, heeft meteen een verantwoordelijke. Ten tweede, bewaar de SRT bestand: elke regel bevat een tijdstempel, waardoor een betwiste beslissing kan worden gecontroleerd aan de hand van de oorspronkelijke gegevens, in plaats van dat men zich op zijn geheugen moet verlaten klik om af te spelen Met deze functie kunt u hetzelfde in de browser doen: klik op een regel en luister naar dat fragment. Dit is de snelste manier om de exacte formulering van iets te controleren voordat u het opschrijft, zoals afgesproken.

Overspraak en andere problemen die zich kunnen voordoen.

Audio van vergaderingen is de meest chaotische audio die er is, en als je weet waar de problemen zich voordoen, kun je bepalen welke delen van de notulen nader moeten worden bekeken, in plaats van dat je het hele document wantrouwt.

Overspraak is het belangrijkste aspect. Wanneer twee mensen tegelijkertijd spreken, houdt het transcript meestal de tekst van de persoon met de luidste stem vast en gaat de tekst van de persoon met de zachtere stem verloren. De tekst wordt vervolgens toegeschreven aan de persoon van wie de stem het luidst was. Dit is belangrijk, omdat interrupties vaak voorkomen op precies die momenten waarop een beslissing wordt genomen of ter discussie wordt gesteld. Als een beslissing onverklaarbaar lijkt, is het de moeite waard om dat fragment nog eens te beluisteren. Vergelijkbare stemmen op vergelijkbare headsets kunnen worden samengevoegd tot één label, meestal gaat het om twee mannen of twee vrouwen in dezelfde ruimte die dezelfde microfoon gebruiken; het is te merken aan een "spreker" die het met zichzelf oneens lijkt te zijn. En een vergadering met meer dan acht verschillende stemmen indien nodig wordt teruggevallen op een eenvoudige, niet-geëtiketteerde tekst. Houd er dus rekening mee dat bij een algemene vergadering of een grote workshop een overzichtelijke transcriptie zonder namenlijst wordt gegenereerd.

Kamergeluid overtreft alles Eén laptopmicrofoon aan het einde van een tafel waar acht mensen zitten, is de belangrijkste oorzaak van een slechte transcriptie, en geen enkele bewerking kan dat achteraf nog oplossen. Als de vergadering hybride is, is de eigen opname van het platform voor virtuele vergaderingen meestal veel beter dan een telefoon op de tafel, omdat elke deelnemer via zijn eigen microfoon wordt opgenomen. Als iedereen in dezelfde ruimte is, plaats de recorder dan in het midden in plaats van voor de stoel. En gebruik bij voorkeur een alleen audio downloaden als het platform die optie biedt: het uploaden gaat sneller en de transcriptie is identiek.

Houd er rekening mee dat er een limiet is: bestanden worden in één keer verwerkt, tot 60 minuten. Een langere workshop kan eenvoudig worden opgedeeld met een gratis audioprogramma, wat geen groot probleem is, omdat je toch al 10 opnames per dag kunt maken. Bovendien zorgt het opsplitsen op een logisch punt ervoor dat je twee kortere bestanden hebt om mee te werken, in plaats van één bestand dat niemand opent.

Wil je de notulen van verschillende vergaderingen samenvoegen tot één document, zodat je ze later gemakkelijk kunt raadplegen? ScanReviver voegt paginanummers toe voegt nieuwe, unieke nummers toe aan het samengevoegde bestand.

Maak je nog steeds notulen in Word voordat je ze rondstuurt? ScanReviver's Word naar PDF hiermee wordt de lay-out eerst vastgezet, zodat het document er op elke computer hetzelfde uitziet wanneer het wordt geopend.

Door Sam Ridder Ik bouw en run ScribeGrab op mijn eigen hardware, helemaal zelf. Wie ik ben.

Veelgestelde vragen