Zet een Zoom- of Teamsvergadering om in tekst gratis

Het is lastig om in opgenomen vergaderingen te zoeken en het is vervelend om ze opnieuw te bekijken. Een transcript geeft je een geschreven verslag dat je kunt doornemen, doorzoeken en waarvan je citaten kunt gebruiken: besluiten, verantwoordelijken en deadlines allemaal in tekstvorm. Combineer dit met onze functie voor het maken van notulen uit audio waarmee je dat transcript omzet in overzichtelijke notulen.

• Doorzoekbaar verslag van elke beslissing
• Bekijk de belangrijkste punten in twee minuten, in plaats van een uur opnieuw te bekijken
• Kopieer exacte citaten voor vervolg-e-mails
• Deel aantekeningen met mensen die de vergadering hebben gemist

Zoom, Teams en Meet bieden allemaal de mogelijkheid om een lokale opname op te slaan (meestal MP4 audio+video of M4A audio). Upload het bestand dat je hebt; ScribeGrab heeft alleen de audio nodig en haalt deze automatisch uit een videobestand.

1. Neem in Zoom/Teams/Meet de vergadering op en sla de opname op je computer op.
2. Open ScribeGrab en sleep het MP4- of M4A-bestand erin.
3. Laat het transcriberen (tot 60 minuten / 1,5 GB per bestand).
4. Download het transcript als TXT-bestand.

ScribeGrab werkt met een bestand en elke vergaderplatform slaat er één op. De enige echte vraag is waar het zich bevindt, en elk van de drie grote platforms verbergt het ergens anders.

• Zoom, lokale opname — standaard opgeslagen op de computer van degene die op 'opnemen' heeft gedrukt, in Documents/Zoom/ een map met de naam van de datum en titel van de vergadering. Het bestand dat u nodig hebt is audio_only.m4a als het daar staat (het kleinste en volstrekt voldoende), anders zoom_0.mp4.
• Zoom, cloudopname — onder Opnames in uw Zoom-webaccount. Bij elke opname kunt u een afzonderlijk audiobestand downloaden; kies dat bestand in plaats van de video.
• Microsoft Teams — opnames worden opgeslagen in OneDrive (bij een één-op-één gesprek) of in het SharePoint-gedeelte van het kanaal Opnames map (een kanaalvergadering). Met beide opties kun je de MP4 direct downloaden.
• Google Meet — opgeslagen in de Google Drive van de organisator, in een Map met Meet-opnames map, meestal binnen enkele minuten nadat het gesprek is afgelopen. Download het bestand en deel het niet via een link, omdat ScribeGrab het daadwerkelijke bestand nodig heeft.

Twee praktische opmerkingen. Een audio-only download is altijd de beste keuze als het platform die optie biedt: het bestand is veel kleiner, uploadt sneller en wordt identiek getranscribeerd, omdat de videosporen toch worden verwijderd. En als het platform zelf een transcriptie aanbiedt, is het meestal de moeite waard om opnieuw te transcriberen: ingebouwde vergadertranscripties zijn geoptimaliseerd voor snelheid ten koste van nauwkeurigheid en vallen vaak uit elkaar op precies die momenten waarop de vergadering interessant werd.

Een uur durende vergadering, getranscribeerd als één aaneengesloten tekstblok, is technisch gezien compleet maar in de praktijk nutteloos. Je kunt niet zien wie wat heeft toegezegd en je kunt niemand citeren. ScribeGrab scheidt de stemmen automatisch en labelt ze Spreker 1, Spreker 2 enzovoort, tot een maximum van acht verschillende sprekers, zonder dat je iets hoeft in te stellen.

Dat verandert wat je met het resultaat kunt doen. Je kunt in de transcriptie zoeken naar de bijdragen van één persoon, in een oogopslag zien wie de overhand had en een beslissing koppelen aan de naam van de betreffende persoon. Het eerste dat je doet is zoeken en vervangen: vervang Spreker 1 door de daadwerkelijke naam en het hele document wordt leesbaar. Stel binnen de eerste dertig seconden vast wie wie is, want mensen stellen zichzelf bijna altijd voor of worden bij hun naam genoemd.

Waar je problemen kunt verwachten: de labels worden op basis van stemkenmerken geschat door AI, niet op basis van de deelnemerslijst van het platform, dus twee sprekers met vergelijkbare stemmen die dezelfde microfoon gebruiken, kunnen af en toe samengevoegd worden, en overlappende gesprekken (wanneer twee mensen tegelijkertijd praten) worden meestal toegewezen aan degene die het luidst is. Als een opname slechts één stem bevat, worden er geen labels toegevoegd, wat correct is in plaats van een fout. En bij een gesprek met meer dan acht verschillende stemmen wordt de transcriptie weergegeven als gewone tekst zonder labels, dus verwacht bij een grote vergadering eerder een transcript dan een lijst met sprekers. De afspeelknop transcript op de resultatenpagina is de oplossing voor al deze problemen: klik op een regel en het speelt dat moment van de audio af, waardoor je binnen enkele seconden kunt controleren of een label of citaat correct is in plaats van door een uur aan opname te moeten bladeren.