Privacybeleid
Geen account. 10 opnames per dag. Bestanden tot 60 minuten hier, en de teller wordt om middernacht gereset.
Laatst bijgewerkt: 29 september 2026
De korte versie
Je uploadt een audio- of videobestand, wij transcriberen het, jij downloadt het transcript en de ondertitels. Je upload wordt verwijderd zodra de verwerking is voltooid (behalve als je om een opgeschoonde of ondertitelde versie vraagt, zie hieronder), en de gegenereerde bestanden worden binnen 45 minuten van de server verwijderd (24 uur met een pas, gratis of betaald). Geen accounts, geen profielen, geen delen en wij trainen nooit iets op je media.
Wat we verwerken
- Je bestand: wordt alleen bewaard zolang dat nodig is om het te transcriberen. De upload wordt onmiddellijk na de verwerking verwijderd; de transcriptie- en ondertitelbestanden worden binnen 45 minuten gewist, of binnen 24 uur met een pas, gratis of betaald.
- Als je het vakje voor een opgeschoonde of ondertitelde versie aanvinkt: daarvoor hebben we je oorspronkelijke beeld en geluid nodig, dus de upload wordt dan niet direct na het transcriberen verwijderd. Hij blijft op de server staan tot je resultaten gewist worden en gaat samen met die resultaten weg: na 45 minuten, of na 24 uur met een pas.
- Tekst-naar-spraak en de teksttools: de audio die we van je tekst maken, wordt na 45 minuten gewist, met of zonder pas. Tekst die je in de humanizer of de parafraseertool plakt, wordt herschreven en teruggestuurd; wij bewaren die niet.
- Technische basisgegevens: IP-adres en standaardverzoekheaders, uitsluitend gebruikt voor het beperken van het aantal verzoeken en voor beveiligingsdoeleinden. Niet gekoppeld aan je bestand.
- Als je een maandpas koopt: een willekeurig pastoken, het ordernummer dat we van de betaalprovider terugkrijgen, en het e-mailadres dat je bij het afrekenen invult. Het token zorgt ervoor dat je pas werkt; het staat in je browser en in onze database. Je kaartgegevens zien wij nooit.
Om de service te beschermen, blokkeren we uploads van een adres voor 24 uur als één adres in korte tijd veel afgewezen uploads verstuurt (20 bestanden boven de grootte- of formaatlimiet binnen een uur). Hiervoor bewaren we een gehashte vorm van het adres (een andere code dan de dagelijkse, omdat de blokkering langer dan een dag moet duren) voor maximaal 24 uur, en dit wordt nooit voor iets anders gebruikt.
Bestanden die je zelf naar ons stuurt
Bij een resultaat kun je op “Deel deze 2 bestanden” klikken om ons te helpen fouten te vinden die onze tests niet zien. Dat is volledig vrijwillig en staat standaard uit.
- Wat we vragen: het ene bestand dat je uploadde en het resultaat dat je kreeg, niets meer, alleen het fragment dat nodig is: maximaal 30 seconden audio, één pagina van een PDF, of een afbeelding zonder locatiegegevens (EXIF/GPS).
- Gezichten: een apart selectievakje, standaard uitgeschakeld, waarin je bevestigt dat het bestand gezichten toont en iedereen daarin akkoord is gegaan, zonder kinderen erin. Zonder dit worden gezichten vervaagd of wordt het bestand geweigerd.
- Waarom: om fouten te vinden die onze automatische tests niet zien, en er nieuwe testgevallen van te maken.
- Grondslag: je uitdrukkelijke toestemming (art. 6 lid 1 sub a en, voor bijzondere gegevens zoals gezichten, art. 9 lid 2 sub a AVG). Voor andere mensen die op jouw bestand kunnen staan: ons gerechtvaardigd belang met strikte minimalisatie (art. 6 lid 1 sub f AVG).
- Hoe lang: maximaal 30 dagen, daarna wordt het automatisch gewist.
- Altijd intrekbaar: je krijgt een eenmalige code op het scherm. Vul die in wanneer je wilt en we wissen het paar, het label en de toestemmingsregistratie meteen: net zo makkelijk als toestemming geven.
- Wie het ziet: één persoon van ons team, en verder niemand. Een lokaal AI-model voegt alleen een label toe voor het soort fout, nooit een beschrijving van een persoon, en dat model verlaat nooit onze eigen computer.
- Wat we nooit doen: we bewaren er nooit je IP-adres, bestandsnaam of e-mailadres bij; trainen of finetunen er nooit een model mee; delen het nooit met iemand anders, publiceren het niet en bieden het niet aan via de API; en gebruiken het nooit om iemand te identificeren of te scoren.
Wat we nooit doen
- Geen accounts en geen tracking van wie wat heeft geüpload, afgezien van het willekeurige statistiekengetal dat hieronder wordt beschreven. We hebben alleen een e-mailadres als je ervoor hebt gekozen er een achter te laten voor een kortingscode of pascodes. Zie E-maillijst hieronder.
- Je audio, video of transcripties worden niet gedeeld of verkocht, en niet langer bewaard dan hierboven beschreven.
- We trainen geen AI-modellen met je bestanden: transcriptie wordt uitgevoerd op onze eigen hardware.
- We gebruiken geen AI-diensten van derden voor je bestanden. Transcriptie, vertaling, de teksttools en de Pro-vergadernotities draaien allemaal op computers die we zelf beheren. Sommige zware klussen draaien op een andere eigen computer dan de webserver. Je woorden worden nooit naar OpenAI, Google of iemand anders gestuurd.
Betalen voor een pas
De optionele maandpas van €5 wordt betaald via Stripe. De betaling vindt plaats op hun pagina's, niet op de onze: je kaartgegevens gaan naar de betalingsprovider onder diens privacybeleid, en wij zien ze nooit. We ontvangen een bevestiging dat de bestelling is betaald, het bestelnummer en het e-mailadres dat je hebt ingevoerd. We koppelen de bestelling aan een willekeurig token, en dat token is je pas. We gebruiken het adres om je één e-mail te sturen met een link naar je pas, en we bewaren een eenrichtingshash ervan naast de pas, zodat je de pas op een ander apparaat kunt herstellen. Het adres zelf blijft bewaard totdat je de uitschrijflink in die e-mail gebruikt of ons vraagt om het te verwijderen.
De pas wordt opgeslagen in je eigen browser (in de lokale opslag en als een cookie, zodat de downloadlinks werken). Het is geen trackingcookie: het identificeert een betaalde pas, niet een persoon, en het verdwijnt wanneer de pas verloopt of wanneer je je sitegegevens wist.
E-maillijst
Je kunt je e-mailadres achterlaten om een code te ontvangen voor 10% korting op een Pro-pas. Als je ook het vakje eronder aanvinkt, sturen we je een e-mail wanneer er een pascode of een nieuwe tool is. Dat zijn de enige redenen waarom we erom vragen. De tools werken zonder: niets hier vereist een account, en niets is verborgen achter het opgeven van je adres.
We slaan het adres op, wanneer je je hebt aangemeld, op welke site je je hebt aangemeld, het IP-adres dat je hebt gebruikt en de exacte zin die naast het vakje stond toen je dit aanvinkte. Dat laatste deel is het bewijs dat je hierom hebt gevraagd, dat is wat de wet van ons verwacht dat we bewaren. Er is geen aparte bevestigingsklik. Elke e-mail heeft een afmeldlink die met één klik het adres verwijdert, dus als iemand anders jouw adres heeft ingevoerd, is het met één klik weer weg. De 10%-code plaatst één cookie (shinobi_korting) voor 48 uur, alleen zodat de checkout weet dat de korting van toepassing is.
De e-mails zelf worden verzonden door Resend (Resend, Inc.), die het adres ziet om het bericht te bezorgen en verder niets. We bewaren je adres totdat je je afmeldt.
Elke e-mail bevat een afmeldlink die met één klik werkt, zonder inloggen. Gebruik die en je adres gaat meteen van de lijst; we sturen je niets meer. We bewaren een eenrichtingshash van het adres, zodat we kunnen aantonen dat we je afmelding hebben uitgevoerd. Kopieën van e-mails die we je al stuurden, met je adres erop, blijven op dit moment in ons verzendlogboek staan. We verkopen, verhuren of delen de lijst nooit, en we gebruiken deze niet om je op het web te volgen.
Advertenties
Wanneer hier advertenties worden weergegeven, gebruiken externe leveranciers, waaronder Google, cookies om advertenties te tonen op basis van je eerdere bezoeken aan deze website of andere websites. Het gebruik van advertentiecookies door Google stelt Google en zijn partners in staat om advertenties te tonen op basis van die bezoeken. U kunt ervoor kiezen om gepersonaliseerde advertenties in Google uit te schakelen. Instellingen voor advertentiesen schakel de advertentiecookies van andere aanbieders uit via www.aboutads.info.
Deze gratis tool wordt in de lucht gehouden door middel van advertenties (Google AdSense). Gebruikers met een maandpas zien helemaal geen advertenties en het advertentiescript wordt voor hen niet geladen. Google en zijn partners kunnen cookies gebruiken om advertenties weer te geven en de effectiviteit ervan te meten; waar nodig wordt hiervoor eerst toestemming gevraagd via de gecertificeerde toestemmingshulpmiddelen van Google. Zie hoe Google informatie van partnersites gebruikt; pas je voorkeuren aan via adssettings.google.com.
Sommige resultatenpagina's kunnen één duidelijk gelabelde aanbieding van een partner tonen, gemarkeerd als advertentie. Als je via die link koopt, kunnen we een kleine vergoeding verdienen, zonder extra kosten voor jou. Het privacybeleid van de partner is van toepassing zodra je de link volgt; wij tellen alleen hoe vaak de link wordt getoond en aangeklikt, zonder dat daar persoonlijke gegevens aan gekoppeld zijn.
Je verantwoordelijkheid
Upload alleen media die je mag laten transcriberen. Wat je met het transcript doet, is je eigen verantwoordelijkheid.
Wie we zijn, waarom we gegevens verwerken en hoe lang
Wie we zijn: ShinobiTools, ingeschreven bij de KvK (Kamer van Koophandel) onder nummer 42147182. Vragen over je gegevens stuur je naar info@shinobitools.com.
Wat we met je gegevens doen, waarom de wet dat toestaat en hoe lang we ze bewaren:
- Je bestand verwerken zoals je vraagt, om de dienst te leveren waar je om vraagt (art. 6 lid 1 sub b AVG). De upload wordt direct na de verwerking verwijderd, of samen met je resultaten als je om een opgeschoonde of ondertitelde versie vroeg. Resultaten worden zonder pas na 45 minuten verwijderd en met een pas, gratis of betaald, na 24 uur. Audio van tekst-naar-spraak: 45 minuten.
- Limieten, beveiliging en tellingen van gebruik, ons gerechtvaardigd belang om de gratis tool draaiend en vrij van misbruik te houden (art. 6 lid 1 sub f AVG). De tellingen gebruiken een korte code die van je IP-adres is afgeleid, niet het adres zelf; dagtellingen worden na 60 dagen verwijderd.
- Het contactformulier, om je bericht te beantwoorden (art. 6 lid 1 sub f AVG). Berichten worden uiterlijk na 180 dagen verwijderd.
- ‘Probleem melden’, met optionele screenshot, om het gemelde probleem te zien en op te lossen (art. 6 lid 1 sub f AVG). Het vakje voor de screenshot staat standaard aan; je kunt het vóór het versturen uitvinken. Screenshots worden na 30 dagen verwijderd. Om meldingen te sorteren leest een AI-assistent, Claude van Anthropic, de tekst die je typt (niet de screenshot).
- Als je in dat venster het vakje “Stuur mijn bestand en het resultaat ook” aanvinkt: het bestand dat je hebt gekozen en het resultaat van je opdracht worden 30 dagen bewaard en uitsluitend gebruikt om het door jou gemelde probleem te reproduceren en op te lossen. Ze worden niet gedeeld, niet opgenomen in onze back-ups, en je kunt verzoeken om eerdere verwijdering via info@shinobitools.com. Basis: het oplossen van het door jou gemelde probleem (art. 6 lid 1 sub f AVG); het vakje is standaard aangevinkt en je kunt dit uitvinken.
- E-maillijst en kortingscode, je toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG). We bewaren je adres tot je je afmeldt.
- Advertentiecookies, je toestemming, gevraagd via de cookiebanner.
- Google Fonts, het lettertype dat op deze site wordt gebruikt, wordt geladen vanaf de servers van Google (fonts.googleapis.com en fonts.gstatic.com) zodra een pagina wordt geopend, waardoor Google je IP-adres en browsergegevens ontvangt met dat verzoek. We gebruiken dit om de pagina's in het beoogde lettertype te tonen. Zie Privacybeleid van Google.
- Microsoft Clarity, een script van clarity.ms dat registreert hoe de pagina's worden gebruikt, zoals klikken en scrollen, zodat we kunnen zien waar een pagina in de weg zit. Het wordt pas geladen nadat je hiermee akkoord bent gegaan in de cookiebanner. Wanneer de cookiebanner meldt dat toestemming voor jouw locatie niet vereist is, wordt het zonder die stap geladen. Zie Privacyverklaring van Microsoft.
- YouTube, de demovideo's op sommige pagina's worden afgespeeld door YouTube (Google). Er wordt niets geladen vanuit de YouTube-speler totdat je op play drukt; daarna wordt de video geladen van youtube.com, die je IP-adres ontvangt en mogelijk eigen cookies plaatst. Op sommige videopagina's wordt de preview-afbeelding geladen van de afbeeldingenserver van YouTube (i.ytimg.com) wanneer de pagina wordt getoond. Zie Privacybeleid van Google.
- Cloudflare, de verbinding met deze site verloopt via Cloudflare, die het verkeer naar ons doorstuurt en voor beveiliging zorgt. Cloudflare ziet je IP-adres en de pagina's die je opvraagt, en kan een eigen cookie plaatsen, bijvoorbeeld wanneer er wordt gecontroleerd of een bezoeker geen bot is. Zie Privacybeleid van Cloudflare.
Om terugkerende bezoekers te tellen en te begrijpen hoe de tools in de loop van de tijd worden gebruikt, plaatsen we één eigen cookie met een willekeurig getal. Het getal is niet afgeleid van je IP-adres of je apparaat, en het cookie is 13 maanden geldig. We slaan het alleen op in een gehashte vorm die we niet kunnen koppelen aan het cookie zonder een geheim dat op onze eigen server wordt bewaard. Het wordt uitsluitend gebruikt voor onze eigen statistieken, nooit gedeeld en nooit gebruikt voor advertenties of enig ander doel. We plaatsen het niet als je browser Do Not Track of Global Privacy Control verzendt. Je kunt dit op elk moment stopzetten door je cookies te wissen of met de opt-outknop hieronder. Gegevens van individuele bezoekers worden na 13 maanden verwijderd; geaggregeerde aantallen zonder enige identificatie worden bewaard. Er verandert niets aan de korte dagelijkse code gemaakt van je IP-adres die we gebruiken voor onze andere gebruiksstatistieken: deze tellingen worden nog steeds na 60 dagen verwijderd.
Waar het draait: op computers die we zelf beheren. Sommige zware klussen draaien op een andere eigen computer dan de webserver.
Back-ups: uploads en resultaten komen nooit in onze back-ups.
Je rechten: je kunt ons vragen je gegevens in te zien, te verbeteren of te verwijderen, het gebruik ervan te beperken of er bezwaar tegen te maken, of ze mee te nemen. Schrijf naar info@shinobitools.com. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) of bij de toezichthouder in je eigen land.