Protokolle von Besprechungen kostenlos, direkt aus der Aufzeichnung

Stellen Sie daraus saubere Protokolle mit Entscheidungen, Verantwortlichen und Aufgaben zusammen. Keine Registrierung erforderlich, 10 Aufnahmen pro Tag.

Reines Transkript und Untertitel finden Sie direkt hier. Piepton-Zensur, Übersetzung und fest eingebrannte Untertitel finden Sie im Vollständiges Werkzeug.

Von Audio zu einem brauchbaren Protokoll

Sie können eine Aufnahme nicht in ein Dokument einfügen, aber Sie können ein Transkript einfügen. ScribeGrab liefert Ihnen den vollständigen Text des Meetings, sodass das Verfassen des Protokolls darin besteht, es zu bearbeiten, anstatt es von Grund auf neu zu tippen: Behalten Sie die Entscheidungen und Aktionspunkte bei, kürzen Sie die Smalltalk-Passagen.

• Beginnen Sie mit den tatsächlichen Worten, nicht mit Ihrer Erinnerung
• Verpassen Sie nie eine Entscheidung oder einen Verantwortlichen
• Überfliegen Sie ein einstündiges Meeting in zwei Minuten
• Teilen Sie das Protokoll mit allen, die es verpasst haben

So erstellen Sie aus einer Aufnahme ein Protokoll

1. Nehmen Sie das Meeting auf (lokale Aufzeichnung von Zoom/Teams/Meet oder mit einem Audiorekorder).
2. Laden Sie die Datei in ScribeGrab hoch (bis zu 60 Minuten / 1,5 GB).
3. Laden Sie das Transkript als TXT herunter.
4. In wenigen Minuten erledigt: Entscheidungen, Aktionspunkte mit Verantwortlichen und Termine.

Funktioniert auch mit Anrufaufzeichnungen

Wenn Ihre Besprechung als Videoanruf stattfand, sehen Sie Transkribieren Sie ein Zoom- oder Teams-Meeting zum Speichern der Aufnahme. Alle hochgeladenen Daten werden unmittelbar nach der Verarbeitung gelöscht, sodass vertrauliche Gespräche privat bleiben. Weitere Informationen finden Sie unter Datenschutz.

Von einem gekennzeichneten Transkript zu Protokollen, die Leute lesen

Machen Sie deutlich, was das Transkript ist: eine vollständige Aufzeichnung von allem, was gesagt wurde, in der Reihenfolge, in der es gesagt wurde, was fast das Gegenteil eines Protokolls ist. Protokolle sind kurz, neu geordnet und selektiv. Niemand liest eine Stunde Dialog, um herauszufinden, worauf sie sich geeinigt haben. Das Transkript ist das Rohmaterial; die zwanzig Minuten, die Sie danach aufwenden, sind der Zeitpunkt, an dem das Protokoll erstellt wird.

Die bewährte Struktur ist in allen Organisationen gleich, die es mit ihren Besprechungen ernst meinen, und sie besteht aus vier Teilen. Entscheidungen, was genau wurde vereinbart, formuliert so, dass es auch in sechs Monaten noch verständlich ist. Aktionen, wobei jedes Element einen einzigen, namentlich genannten Eigentümer und ein Datum hat, da eine Aktion mit zwei Eigentümern keinen hat. Offene Fragen, was angesprochen wurde, aber bewusst nicht gelöst wurde. Das ist der Punkt, den fast jeder übersieht und der dazu führt, dass die gleiche Diskussion nächsten Monat wieder aufkommt Kontextein oder zwei kurze Erläuterungen, warum eine Entscheidung so getroffen wurde, damit die nächste Person den Fall nicht erneut aufwirft.

Wenn Sie das lieber nicht manuell erledigen möchten, ein Monatsabonnement erledigt zwei dieser Schritte für Sie: Es erstellt einen ersten Entwurf in genau dieser Form, Zusammenfassung, wichtige Punkte, Entscheidungen, Aktionspunkte, offene Fragen, und ermöglicht es Ihnen, die einzelnen Punkte umzubenennen Sprecher 1 einmal mit dem richtigen Namen versehen, woraufhin dieser Name dann in der Transkription, den Untertiteln, den Übersetzungen und den Notizen korrekt angezeigt wird. Überprüfen Sie es trotzdem noch einmal, denn es handelt sich um einen Entwurf und nicht um eine endgültige Version.

Dieser von KI erstellte Entwurf kann die gleichen unerwünschten typografischen Zeichen enthalten, die andere KI-Texte oft hinterlassen, ein geschwungenes Anführungszeichen, ein Zeichen mit Nullbreite. TextNinja Reiner Text Dieses Tool entfernt alle überflüssigen Zeichen, bevor Sie den Text in Word oder eine E-Mail einfügen.

Alles andere kann weggelassen werden. Die Gespräche über die Terminplanung, die Abschweifungen, die drei Versuche, denselben Punkt zu erklären: all das gehört nicht in das Protokoll. Eine gute Regel ist, dass eine einstündige Besprechung etwa eine Seite ergibt. Wenn bei Ihnen vier Seiten entstehen, transkribieren Sie immer noch und erstellen kein Protokoll.

Zwei mechanische Aspekte beschleunigen den Prozess erheblich. Zuerst arbeiten Sie von SprecherbezeichnungenScribeGrab kennzeichnet die Sprecher als Sprecher 1, Sprecher 2 und so weiter, bis zu acht, sodass jede Zusage mit der Person verbunden bleibt, die sie abgegeben hat. Ersetzen Sie die Platzhalter einmal durch echte Namen, und jedes einzelne Aufgabenfeld, das Sie verwenden, hat bereits einen Verantwortlichen. Zweitens, behalten Sie die SRT Datei: Jede Zeile enthält einen Zeitstempel, sodass eine umstrittene Entscheidung anhand der Originalquelle überprüft werden kann, anstatt sich auf das Gedächtnis zu verlassen per Klick abspielen Mit dieser Funktion können Sie das Gleiche direkt im Browser tun, klicken Sie auf eine Zeile, und Sie hören diesen Moment ab. Das ist die schnellste Methode, um die genaue Formulierung eines Textes zu überprüfen, bevor Sie ihn wie vereinbart notieren.

Durcheinanderreden und andere Dinge, die schiefgehen

Audioaufnahmen von Besprechungen sind das unübersichtlichste Audio überhaupt, und wenn man weiß, wo es „knackt“, kann man erkennen, welche Teile des Protokolls einer zweiten Überprüfung bedürfen, anstatt dem gesamten Dokument zu misstrauen.

Überhörung ist das Hauptproblem. Wenn zwei Personen gleichzeitig sprechen, behält das Transkript in der Regel die lautere Stimme bei und verliert die leisere, und die Zeile wird der Person zugeschrieben, die „gewonnen“ hat. Das ist wichtig, weil Unterbrechungen genau in den Momenten auftreten, in denen eine Entscheidung getroffen oder in Frage gestellt wird. Wenn eine Entscheidung so aussieht, als wäre sie aus dem Nichts entstanden, ist es sinnvoll, diese Stelle noch einmal anzuhören. Ähnliche Stimmen Bei ähnlichen Headsets können die Audiospuren zu einer einzigen zusammengefasst werden, meist handelt es sich dabei um zwei Männer oder zwei Frauen im selben Raum, die dasselbe Mikrofon benutzen; das verrät sich daran, dass eine „Sprecherin“ oder ein „Sprecher“ auftaucht, die bzw. der scheinbar mit sich selbst nicht einverstanden ist. Und bei einer Besprechung mit mehr als acht verschiedene Stimmen Wenn das Tool nicht in der Lage ist, die Sprecher zu identifizieren, wird es einfach eine unformatierte Textversion erstellen. Bei einer großen Veranstaltung oder einem Workshop sollten Sie also eine übersichtliche Transkription ohne Sprecherliste erwarten.

Raumaudio schlägt alles andere. Ein einzelnes Laptop-Mikrofon am Ende eines Tisches, an dem acht Personen sitzen, ist die häufigste Ursache für eine schlechte Transkription, und selbst umfangreiche Nachbearbeitung kann das nicht mehr ausgleichen. Wenn es sich um ein hybrides Meeting handelt, ist die eigene Aufzeichnung der Remote-Plattform in der Regel deutlich besser als ein Telefon, das auf dem Tisch liegt, da jedes Teilnahmer mit seinem eigenen Mikrofon aufgenommen wird. Wenn sich alle in einem Raum befinden, platzieren Sie das Aufnahmegerät in der Mitte und nicht vor dem Stuhl. Und bevorzugen Sie ein Nur Audio Laden Sie die Datei herunter, sobald die Plattform dies anbietet: Sie wird schneller hochgeladen und die Transkription erfolgt identisch.

Eine Einschränkung, die Sie bei der Planung berücksichtigen sollten: Dateien werden in einem einzigen Durchgang bis zu einer Größe von 60 MinutenEin längeres Workshop-Material lässt sich problemlos in jedem kostenlosen Audio-Editor aufteilen, was keine große Mühe darstellt, da Sie trotzdem 10 Aufnahmen pro Tag erhalten, und wenn Sie an einer natürlichen Stelle aufteilen, erhalten Sie zwei kürzere Audiodateien, mit denen Sie arbeiten können, anstatt einer einzigen, die niemand öffnet.

Möchten Sie die Protokolle mehrerer Besprechungen zu einem einzigen Dokument zusammenführen, um sie später als Referenz zu verwenden? ScanReviver fügt Seitenzahlen hinzu fügt der zusammengeführten Datei neue, eindeutige Nummern hinzu.

Schreiben Sie die Protokolle immer noch in Word, bevor Sie sie versenden? Mit ScanReviver: Konvertieren Sie Word-Dokumente in PDF-Dateien legt das Layout zunächst fest, damit es auf jedem Gerät, auf dem es geöffnet wird, gleich aussieht.

Von Sam Ridder, Ich entwickle und betreibe ScribeGrab auf meiner eigenen Hardware, ganz alleine. Wer ich bin.

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