Protokolle aus Audiodateien kostenlos

Sie können eine Aufnahme nicht in ein Dokument einfügen, aber Sie können ein Transkript einfügen. ScribeGrab liefert Ihnen den vollständigen Text des Meetings, sodass das Verfassen des Protokolls darin besteht, es zu bearbeiten, anstatt es von Grund auf neu zu tippen: Behalten Sie die Entscheidungen und Aktionspunkte bei, kürzen Sie die Smalltalk-Passagen.

• Beginnen Sie mit den tatsächlichen Worten, nicht mit Ihrer Erinnerung
• Verpassen Sie nie eine Entscheidung oder einen Verantwortlichen
• Überfliegen Sie ein einstündiges Meeting in zwei Minuten
• Teilen Sie das Protokoll mit allen, die es verpasst haben

1. Nehmen Sie das Meeting auf (lokale Aufzeichnung von Zoom/Teams/Meet oder mit einem Audiorekorder).
2. Laden Sie die Datei in ScribeGrab hoch (bis zu 60 Minuten / 1,5 GB).
3. Laden Sie das Transkript als TXT herunter.
4. Kürzen Sie es zu einem Protokoll: Entscheidungen, Aktionspunkte mit Verantwortlichen und Daten.

Machen Sie deutlich, was das Transkript ist: eine vollständige Aufzeichnung von allem, was gesagt wurde, in der Reihenfolge, in der es gesagt wurde, was fast das Gegenteil eines Protokolls ist. Protokolle sind kurz, neu geordnet und selektiv. Niemand liest eine Stunde Dialog, um herauszufinden, worauf sie sich geeinigt haben. Das Transkript ist das Rohmaterial; die zwanzig Minuten, die Sie danach aufwenden, sind der Zeitpunkt, an dem das Protokoll erstellt wird.

Die Struktur, die funktioniert, ist in jeder Organisation gleich, die Besprechungen ernst nimmt, und sie besteht aus vier Teilen. Entscheidungen – was tatsächlich beschlossen wurde, so formuliert, dass es auch in sechs Monaten noch Sinn ergibt. Maßnahmen – jede mit einem einzigen benannten Verantwortlichen und einem Datum, denn eine Maßnahme mit zwei Verantwortlichen hat keinen. Offene Fragen – was angesprochen wurde und absichtlich nicht gelöst wurde, was der Teil ist, den fast jeder übersieht und der dazu führt, dass die gleiche Diskussion nächsten Monat erneut stattfindet. Und Kontextein oder zwei Sätze darüber, warum eine Entscheidung so getroffen wurde, damit die nächste Person sie nicht wieder aufgreift.

Wenn Sie das lieber nicht manuell machen möchten, kann ein Monats-Pass diese beiden Schritte für Sie erledigen: Er erstellt einen ersten Entwurf in genau dieser Form – Zusammenfassung, wichtige Punkte, Entscheidungen, Aktionspunkte, offene Fragen – und ermöglicht es Ihnen, die einzelnen Punkte umzubenennen Sprecher 1 Verwenden Sie einmal einen echten Namen, woraufhin dieser Name gleichzeitig in der Transkription, den Untertiteln, den Übersetzungen und den Notizen korrekt erscheint. Lesen Sie es trotzdem noch einmal durch; es handelt sich um einen Entwurf, nicht um ein Protokoll.

Alles andere kann weggelassen werden. Die Gespräche über die Terminplanung, die Abschweifungen, die drei Versuche, denselben Punkt zu erklären: all das gehört nicht in das Protokoll. Eine gute Regel ist, dass eine einstündige Besprechung etwa eine Seite ergibt. Wenn bei Ihnen vier Seiten entstehen, transkribieren Sie immer noch und erstellen kein Protokoll.

Zwei mechanische Dinge beschleunigen diesen Prozess erheblich. Erstens: Arbeiten Sie mit den Sprecherkennzeichnungen: ScribeGrab kennzeichnet die Stimmen als Sprecher 1, Sprecher 2 und so weiter, bis zu acht, sodass jede Aussage der Person zugeordnet bleibt, die sie gemacht hat. Ersetzen Sie die Kennzeichnungen einmal durch echte Namen, und jedes einzelne Aktionsitem, das Sie auswählen, hat bereits seinen Verantwortlichen. Zweitens: Behalten Sie die SRT Datei im Auge: Jede Zeile enthält einen Zeitstempel, sodass eine umstrittene Entscheidung anhand der Quelle überprüft werden kann, anstatt sich auf das Gedächtnis zu verlassen. Die Funktion „Zum Abspielen anklicken“ Transkription macht dasselbe im Browser – klicken Sie auf eine Zeile und hören Sie diesen Moment –, was die schnellste Möglichkeit ist, die genaue Formulierung von etwas zu bestätigen, bevor Sie es als vereinbart notieren.

Audioaufnahmen von Besprechungen sind das unübersichtlichste Audio überhaupt, und wenn man weiß, wo es „knackt“, kann man erkennen, welche Teile des Protokolls einer zweiten Überprüfung bedürfen, anstatt dem gesamten Dokument zu misstrauen.

Überlappende Gespräche ist das Hauptproblem. Wenn zwei Personen gleichzeitig sprechen, behält die Transkription in der Regel die lautere Stimme bei und verliert die leisere, wobei die Zeile der Person zugeschrieben wird, die „gewonnen“ hat. Das ist wichtig, weil Unterbrechungen genau um die Momente herum auftreten, in denen eine Entscheidung getroffen oder in Frage gestellt wird. Wenn eine Entscheidung so aussieht, als wäre sie aus dem Nichts entstanden, dann sollte man sich diese Stelle noch einmal anhören. Ähnliche Stimmen von ähnlichen Headsets können zu einer einzigen Kennzeichnung zusammengefasst werden, meist zwei Männer oder zwei Frauen im selben Raum am selben Mikrofon; das verrät sich daran, dass ein „Sprecher“ auftritt, der scheinbar mit sich selbst nicht übereinstimmt. Und bei einem Meeting mit mehr als acht verschiedenen Stimmen wird auf eine einfache, unbeschriftete Textform zurückgegriffen, sodass Sie bei einer großen Besprechung oder einem Workshop mit einer übersichtlichen Transkription ohne Sprecherliste rechnen können.

Raumtonaufnahmen sind besser als alles andere. Ein einzelnes Laptop-Mikrofon am Ende eines Tisches mit acht Personen ist die Hauptursache für eine schlechte Transkription, und keine nachträgliche Bearbeitung kann das beheben. Wenn das Meeting hybrid stattfindet, ist die eigene Aufzeichnung der Remote-Plattform in der Regel viel besser als ein Telefon auf dem Tisch, da jeder Teilnehmer an seinem eigenen Mikrofon aufgezeichnet wird. Wenn sich alle in einem Raum befinden, platzieren Sie das Aufnahmegerät in der Mitte und nicht vor dem Stuhl. Und bevorzugen Sie eine reine Audio- Datei zum Herunterladen, wenn die Plattform dies anbietet: Diese wird schneller hochgeladen und identisch transkribiert.

Eine Einschränkung, die man berücksichtigen muss: Dateien werden in einem Durchgang bis zu einer Länge von 60 Minutenverarbeitet. Ein längerer Workshop muss mit einem beliebigen kostenlosen Audio-Editor aufgeteilt werden, was keine große Hürde darstellt, da es kein tägliches Limit gibt – und wenn man bei einer natürlichen Pause teilt, erhält man zwei kürzere Dokumente, an denen man arbeiten kann, anstatt eines einzigen, das niemand öffnet.