Ses kaydından toplantı tutanağı ücretsiz

Bir ses kaydını doğrudan bir belgeye yapıştıramazsınız, ancak metin dökümünü yapıştırabilirsiniz. ScribeGrab size toplantının tamamını sunar; böylece tutanak hazırlamak, sıfırdan yazmak yerine düzenleme yapmak anlamına gelir: önemli kararları ve yapılacakları koruyun, gereksiz konuşmaları çıkarın.

• Gerçek kelimelerden başlayın, hafızanıza güvenmeyin
• Hiçbir karar veya sorumluyu kaçırmayın
• Bir saatlik bir toplantıyı iki dakikada gözden geçirin
• Kaydı, toplantıya katılamayan herkesle paylaşın

1. Toplantıyı kaydedin (Zoom/Teams/Meet üzerinden yerel kayıt veya bir ses kaydedici kullanarak).
2. Dosyayı ScribeGrab'a yükleyin (maksimum 60 dakika / 1,5 GB).
3. Metin dökümünü TXT olarak indirin.
4. Tutanak için düzenleyin: kararlar, sorumlularla birlikte yapılacaklar ve tarihler.

Metnin ne olduğunu açıkça belirtin: söylenen her şeyin, söylendiği sırayla kaydedildiği eksiksiz bir kayıt. Bu, tutanakların neredeyse tam tersidir. Tutanaklar kısadır, yeniden düzenlenmiştir ve seçicidir. Kimse, üzerinde anlaşılanı öğrenmek için bir saatlik diyalog okumaz. Metin ham maddedir; bundan sonra harcadığınız yirmi dakika, tutanakların oluşturulduğu aşamadır.

Herhangi bir toplantıya önem veren her kurumda işe yarayan yapı aynıdır ve dört bölümden oluşur. Kararlar — aslında neyin kararlaştırıldığı, altı ay sonra bile anlamlı olacak şekilde ifade edilmiştir. Eylemler — her biri tek bir adlandırılmış sorumluya ve bir tarihe sahip olmalıdır, çünkü iki sorumlusu olan bir eylemde aslında hiçbir sorumlu yoktur. Açık sorular — gündeme getirilen ancak kasıtlı olarak çözülmeyen konular; bu bölüm neredeyse herkes tarafından göz ardı edilir ve aynı tartışmanın gelecek ay tekrar yaşanmasına neden olur. Ve bağlam, bir kararın neden o şekilde alındığına dair bir veya iki satırlık açıklama, böylece sonraki kişi konuyu yeniden açmaz.

Eğer bunu manuel olarak yapmak istemiyorsanız, aylık abonelik size bu adımlardan ikisini otomatik olarak yapar: ilk taslağı tam olarak şu formatta yazar — özet, önemli noktalar, kararlar, yapılacaklar listesi, açık sorular — ve yeniden adlandırmanıza olanak tanır does two of these steps for you: it writes the first draft in exactly this shape — summary, key points, decisions, action items, open questions — and it lets you rename Konuşmacı 1 Bir kez gerçek adla belirtildikten sonra, bu adın tutanakta, altyazılarda, çevirilerde ve notlarda aynı anda doğru bir şekilde yer alması sağlanır. Yine de metni gözden geçirin; bu bir taslaktır, nihai kayıt değildir.

Geri kalan her şey çıkarılabilir. Planlama konuşmaları, konudan sapmalar, aynı noktanın üç kez açıklanmaya çalışılması: bunların hiçbiri tutanağa dahil edilmemelidir. İyi bir kural, bir saatlik toplantının yaklaşık bir sayfa tutanak oluşturmasıdır. Eğer sizinki dört sayfa üretiyorsa, hala tutanak hazırlamak yerine transkripsiyon yapıyorsunuz demektir.

Bu işlemi çok daha hızlı hale getiren iki mekanik yöntem vardır. İlk olarak, şuradan başlayın konuşmacı etiketleri: ScribeGrab sesleri şu şekilde işaretler Konuşmacı 1, Konuşmacı 2 ve bu şekilde sekiz kişiye kadar devam eder; böylece bir taahhüt, onu yapan kişiyle ilişkilendirilir. Etiketleri tek seferde gerçek adlarla değiştirin, böylece her eylem öğesinin zaten sahibi olur. İkinci olarak, şunu saklayın SRT dosya: Her satır zaman damgası içerir; bu nedenle tartışmalı bir karar, hafızadan yola çıkarak tartışmak yerine doğrudan kaynaktan kontrol edilebilir tıklayarak oynatma Tutanak da tarayıcıda aynı işlemi yapar; bir satıra tıklayın, o anı dinleyin; bu, bir şeyi üzerinde anlaşmaya vardıktan sonra yazmadan önce tam olarak nasıl ifade edildiğini doğrulamak için en hızlı yoldur.

Toplantı ses kayıtları, en karmaşık ses kayıtlarıdır ve nerede sorun çıktığını bilmek, tüm belgeye güvenmemenizi sağlamak yerine, tutanağınızın hangi bölümlerinin ikinci kez gözden geçirilmesi gerektiğini gösterir.

Konuşmaların karışması Asıl sorun bu: İki kişi aynı anda konuştuğunda, metin genellikle daha yüksek ses tonuna sahip olanı kaydeder ve daha düşük ses tonunu yok sayar; konuşma kim tarafından yapıldıysa ona atfedilir. Bu önemlidir çünkü kesintiler, tam olarak bir karar alınırken veya tartışılırken gerçekleşir. Bir kararın aniden ortaya çıktığını düşünüyorsanız, o kısmı tekrar dinlemeniz gerekir. Benzer sesler benzer kulaklıklar kullanılarak kaydedilmiş sesler tek bir etiket altında birleştirilebilir; bu genellikle aynı odada, aynı mikrofonun önünde konuşan iki erkek veya iki kadından oluşur; belirgin işaret ise kendisiyle çelişen bir "konuşmacı"dır. Ve birden fazla sekizden fazla farklı sesin olduğu toplantılarda metin düz ve etiketlenmemiş hale gelir, bu nedenle tüm katılımcıları içeren veya büyük bir çalıştay için düzenli bir konuşmacı listesi olmayan temiz bir metin bekleyebilirsiniz.

Oda sesi her şeyden önemlidir. Sekiz kişilik bir masanın ucundaki tek bir dizüstü bilgisayar mikrofonu, kötü bir metnin en büyük nedenidir ve ne kadar işlem yapılırsa yapılsın bu sorun çözülemez. Toplantı hibrit ise, uzaktan katılanların kullandığı platformun kendi kaydı genellikle masadaki bir telefondan çok daha iyidir, çünkü her katılımcının sesi kendi mikrofonundan kaydedilir. Herkes aynı odadaysa, kayıt cihazını sandalyenin önüne değil, ortasına yerleştirin. Ve mümkünse sadece ses içeren bir indirme seçeneğini tercih edin (platform sunuyorsa): bu daha hızlı yüklenir ve metin tam olarak aynı şekilde oluşturulur.

Planlamanız gereken bir sınır: dosyalar tek seferde en fazla 60 dakikaya kadar işlenirDaha uzun süren bir çalıştay için, herhangi bir ücretsiz ses düzenleme programında bölümlere ayırmanız gerekir; bu aslında çok zor değil çünkü günlük bir sınırlama yoktur ve doğal bir arayla böldüğünüzde, kimsenin açmak istemeyeceği tek bir uzun belge yerine, üzerinde çalışabileceğiniz iki daha kısa belge elde edersiniz.